Orçamento no Salic: custos por produto e custos vinculados

O orçamento do Salic tem duas partes que funcionam de jeitos diferentes. Nos custos por produto, você lança item por item e digita os valores. Nos custos vinculados, o sistema calcula sozinho a partir do que você lançou, e o que você decide são as porcentagens.

As duas partes da planilha

Custo por produto é o custo de cada item do projeto. Ele parte do plano de distribuição feito antes: os produtos que vão acontecer ganham aqui o seu custo, um por um.

Custos vinculados são os custos calculados como porcentagem sobre os itens lançados. No começo eles aparecem zerados, porque ainda não existe nada sobre o que calcular.

O que entra no custo por produto

• Estrutura: palco, som, luz, locação de espaço.
• Cursos e oficinas: palestrante e material.
• Pessoas e deslocamento: cachê, hospedagem e alimentação.

Ao clicar para cadastrar um item, o Salic abre a cidade. Se houvesse deslocamento entre várias cidades, seria preciso fazer um cadastro para cada uma. Em seguida, você classifica o item em uma destas etapas: pré-produção, produção, pós-produção, assessoria contábil e jurídica ou recolhimentos.

Escolhendo o item e a unidade

O sistema oferece uma lista suspensa com tudo o que é possível orçar. No exemplo do vídeo, o item escolhido foi “banda/grupo nacional”. Depois vem a unidade de cobrança, que pode ser cachê, dia, filme, folha, hora e outras. Cada unidade serve a uma parte do projeto:

• Técnico de som costuma cobrar por dia.
• Produtor executivo e produtor cultural, em geral, ficam mais simples por mês.
• Banda se orça por cachê.

Um caso que merece atenção é o de social media. A recomendação do vídeo é orçar por projeto: o profissional se compromete com um conjunto de entregas, como três posts por semana e quatro stories, durante a duração do projeto. Pagar por mês deixa a pessoa presa apenas aos meses combinados, e o projeto pode durar mais que isso.

Quantidade e ocorrência

São dois campos que parecem iguais e confundem muita gente. A regra é simples: quantidade é o número de itens que você contrata, e ocorrência é quantas vezes cada item acontece, na unidade escolhida.

Com o valor unitário preenchido, por exemplo R$ 5.000 por banda ou R$ 1.000 por mês para cada produtor, o Salic faz a multiplicação e mostra o total do item.

Quando o valor passa do limite: a justificativa

Cada item tem um valor máximo aprovado pelo Ministério da Cultura, que varia por item e por região. Se o valor unitário ultrapassa esse teto, o sistema avisa e pede justificativa.

No exemplo do vídeo, o teto para banda/grupo nacional era R$ 15.000, e o valor digitado foi R$ 60.000. Nesse caso, a justificativa precisa explicar o motivo: são cinco bandas de renome nacional, e o cachê já vem fechado com tudo incluso, sem hotel, alimentação e transporte pagos à parte. O Ministério decide se aprova ou não.

Existe um caminho alternativo. Em vez de um cachê fechado acima do teto, você lança o valor dentro do limite, nesse caso os R$ 15.000, e depois orça hotel, alimentação e transporte em itens separados.

Quando o valor está dentro do limite, a justificativa não é obrigatória. Mesmo assim, vale citar quem vai trabalhar, com o nome das pessoas.

Recolhimentos: o exemplo do ECAD

O ECAD entra em recolhimentos. Como não se sabe de antemão quanto vai custar, o lançamento é feito como verba: quantidade 1, ocorrência 1, e o valor reservado. No exemplo, R$ 1.000 para um dia de festival.

O teto aprovado para esse item na região do exemplo era R$ 666,67. Acima disso, o sistema pede justificativa. A explicação do vídeo é que, na região de Santos, o valor tende a ser maior, ou o evento pode durar mais de um dia e exigir mais.

Os custos vinculados

Depois de lançar os itens, os custos vinculados aparecem calculados. Você não faz a conta nem decide o valor. O que você decide são as porcentagens, e isso é feito no ícone do lápis ou na aba de custos vinculados.

• Acessibilidade e comunicação: o máximo é 20%, e a recomendação é manter esse máximo. É o item que cobre divulgação e acessibilidade, as duas coisas importantíssimas dentro do projeto, e muitas vezes 20% já é pouco.
• Captação de recursos: o máximo é 10%, que é o que o captador normalmente cobra. Se você trabalha com um captador parceiro que cobra 8%, coloque 8%. Existe ainda um teto absoluto de R$ 150.000: mesmo com 10% e um projeto muito caro, o sistema bloqueia quando chega a esse valor.
• Administração: é o item que cada projeto adapta. Quem aluga sala e tem outros gastos desse tipo pode manter em até 15%. No exemplo do vídeo, em um festival, era difícil gastar até 1% com papel, tinta de impressora e itens pequenos, então a porcentagem ficou em 1%.

Como o sistema calcula

A conta segue uma ordem. Primeiro o Salic soma todos os itens do custo por produto. Sobre esse subtotal, calcula os 20% de acessibilidade e comunicação e o percentual de administração. Somando esses valores ao subtotal, calcula a captação de recursos. O resultado final é o valor total do projeto.

No vídeo, o subtotal dos itens lançados era de cerca de R$ 89.666. Ao definir a administração em 1%, o valor desse custo caiu para R$ 896, e a acessibilidade e comunicação ficou em 20%.

Isso significa que cada item que você lança muda os custos vinculados. Quanto mais caro o projeto fica no custo por produto, mais caros ficam os custos vinculados.

A conferência final

Você pode ter definido as porcentagens no começo, mas vale revisar quando o orçamento estiver pronto. Se o 1% de administração parecer pouco depois de ver o quadro completo, volte nos custos vinculados e altere.

Resumo

1. Lance cada item do plano de distribuição no custo por produto, escolhendo a etapa e a unidade certas.
2. Preencha quantidade e ocorrência sem trocar uma pela outra.
3. Justifique os valores acima do teto do Ministério, ou lance dentro do limite e orce hotel, alimentação e transporte em itens separados.
4. Ajuste as porcentagens dos custos vinculados: 20% de acessibilidade e comunicação, 10% de captação (ou o que seu captador cobrar), e administração conforme o seu projeto.
5. Revise o total no final, lembrando do limite de R$ 150.000 para captação.